訪問間隔を決めて訪問計画をつくる
先日、或るお客様の営業会議に出席しました。ベテラン営業員の方に「月に1回訪問するお客様は何社くらいありますか」とお尋ねしたら、「約50社あります。（少し考えて）もっと多くて100社くらいあると思います」と回答されました。そのお答えを聞いて、筆者は首をかしげました。なぜならば、月に1回は訪問しなければならないお客様を100社担当するのは、現実的に難しいからです。その理由をこれからご説明します。
まず、1人の営業員が1ヵ月に訪問可能な件数を計算してみましょう。土、日、祝日を除くと1ヵ月の稼働日数は約20日です。先月（2021年5月）はゴールデンウイークがありましたから、18稼働日しかありませんでした。そこから営業会議の資料準備や出席、伝票処理、さらに待ったなしで対処しなければならないクレーム対応などを差し引くと、顧客訪問にまるまる費やせる日は1ヵ月に15日から18日くらいしかありません。1日に5社訪問できたとして、次のような式で1ヵ月の訪問可能件数を計算できます。
顧客訪問に18日/月を費やせる場合、5件/日×18日/月＝90件/月
顧客訪問に15日/月を費やせる場合 5件/日×15日/月＝75件/月
つまり、営業員1人が1ヵ月に訪問できる件数は75～90件です。いくら頑張っても100件が上限でしょう。前述の会社も営業員によって違いますが、この範囲に収まっています。月に1回訪問しなければならないお客様が100社あれば、それだけで1ヵ月の訪問件数が100件となります。これ以外にも、新規開拓先、集金訪問などで回らなければならないお客様がありますので、訪問件数が到底足りません。これがわかってなくて訪問計画を立てると、計画が未達成になります。達成不可能な目標を設定した上司が悪いのです。
営業員の顧客訪問は、法人営業において最重要な活動です。そして時間という点から有限なリソース（経営資源）なのです。この有限の訪問件数、1人当たり1ヵ月に75件から90件をどの会社に割り振るか、が重要な営業戦略になります。
そこで、訪問間隔の設定を行います。商談がクロージングの時期にかかっているお客様であれば、週1回は訪問が必要な「訪問間隔Ⅰグループ」にします。このように、すでに案件化しているお客様は上司が指示しなくても営業担当者は訪問しますので、訪問間隔の設定はあまり必要ありません。案件化してないお客様を、たとえば半年以内に案件化が見込めそうなお客様であればⅡの毎月1回の訪問、つまり30日間隔に設定します。さらに、Ⅲの2ヵ月に1回（60日間隔）、Ⅳの3ヵ月に1回（90日間隔）から、Ⅴの年に2回（180日間隔）まで設定します。180日間隔というのは、タオルなどの粗品を夏に、カレンダーを年末に配るような、年2回程度訪問するお客様です。これらを組み合わせることで下図のように1ヵ月で75件に到達します。むしろオーバーしがちなので、どうやって75件に抑えるかが、工夫のしどころです。
これ以外にも定期的に接触をして関係を維持しておくべきお客様が数多くあります。訪問件数上限を超えているので訪問できません。そこで電話やメールで集中してコンタクトする日を月に1回設けます。電話やメールのような個別対応が必要でないお客様へは、会社の最新イベントや商品をＤＭにまとめて「ぜひご来場ください」と手書きして投函します。最近であれば、インサイドセールス（内勤営業部隊）がこの部分を担ってくれるようになりました。
面倒くさいと思われるでしょうが、営業員の訪問計画をしっかり練っておくことで、「頑張れば何とか達成できる訪問計画」を作ることができるようになります。
