AIで業務を減らし、人を育てる営業力強化
AIスキルが事務職の価値を変える時代に
6月21日付の日本経済新聞朝刊1面に、「AIスキル、転職の神器」「賃金、事務で3割上乗せ」という見出しの記事が掲載されました。
記事によると、AI関連スキルを持つ人材への需要は急増しており、事務職では賃金が3割上乗せされるケースも出ているそうです。AI人材への求人はこの6年間で約8倍に増加し、今や営業職や企画職だけでなく、事務職にも大きな影響を与え始めています。
このニュースを見て、「AIは一部の大手企業だけの話」と感じた方もいるかもしれません。しかし、筆者はむしろ中小企業や卸売業こそAI活用の恩恵を受けやすいと考えています。
AIで自動化できる業務が多い
中小企業や卸売業では、メーカーからPDFで送られてきた見積書の内容を、自社所定フォーマットのExcel見積書へ転記する作業が日常的に行われています。また、お客様からFAXやメールで届いた注文書の型番や数量をメーカーの発注システムへ入力する作業も多くあります。
こうした仕事は、一見すると付加価値のある業務に見えますが、実際には「情報の転記」が中心です。OCR機能やAIエージェントを活用すれば、これらの作業の多くは自動化できます。
実際に生成AIを活用すると、
・PDF見積書やFAX注文書から商品名、型番、数量などを抽出する
・メール本文から受注内容を整理する
・見積書の下書きを作成する
といった作業は驚くほど短時間で実行できます。
AIによって余った時間を営業力強化へ
多くの企業では、営業担当者が外回りをし、営業事務担当者は内勤として受発注や出荷手配を担当しています。営業にかかわる業務は、次の3つに大別できます。
①営業活動（目標・計画作成、顧客訪問、課題聴取、提案、クロージングなど)
②営業支援業務（見積、問い合わせ対応、受注·売上管理、与信管理など）
③受発注管理業務（受注·出荷·請求、発注·仕入·在庫管理など）
営業担当者の多くが①営業活動と②営業支援業務を担い、営業事務担当者が③受発注管理業務を担当しています。外回りから帰社した営業担当者は、お客様への電話対応や見積作成を行いますが、これら営業支援業務が大きな負担になっています。
AIによる受発注管理業務の自動化によって余った、営業事務担当者の時間をどう使いましょうか。多忙な営業担当者が担っている②営業支援業務を移管できれば、顧客訪問や提案業務を増やして、営業力強化につながります。
営業事務担当者を営業人財へ育成する
営業事務担当者は日頃から商品や仕入先に接しており、②営業支援業務を担うだけの知識やスキルを、ある程度持っています。次のようなリスキリング（学び直し）をして、営業支援業務を担えるようになります。
イ）商品知識
ロ）営業支援業務スキル（例：見積作成スキル）
ハ）お客様との人間関係づくり
教育方法にも工夫が必要です。営業経験が豊富なベテラン営業員が教えるよりも、見積作成を既に手掛けている先輩格の女性社員が教える方が効果的です。
「私にもできたのだから、あなたにもできる」
という成功体験を共有できますし、営業事務担当者の得意・不得意をよく理解しているからです。
営業事務担当者にも名刺を持たせよう
お客様との人間関係づくりのために効果的なのが、営業担当者が営業事務担当者を連れて顧客を訪問するのです。今までは電話やメールでのやりとりだったのが、お互いの顔を知って直接話をするだけで、ぐっと親密になります。この後、業務のやり取りがスムーズになった事例を何件も知っています。
さらに、ぜひ経営者に提案したいのは、営業事務担当者にも名刺を持たせることです。名刺交換をしても、自分だけ名刺を渡せない。これは想像以上に寂しいものです。会社から正式に認められた存在であるという実感も得られません。
名刺を持てば「私は会社の代表としてお客様と接している」という誇りが生まれます。また、仕事を離れた場所でも自社を紹介できるようになります。
社員は誰もが名刺をもち、自分を相手に説明できれば、会社に対する愛着（ロイヤルティ）が高まっていきます。
AI時代の営業力強化とは
AIは人の仕事を奪うために使うのではありません。人を単純作業から解放し、より価値の高い仕事に挑戦してもらうために使うものです。転記作業に追われていた営業事務担当者が、お客様と直接対話し、提案し、感謝される存在になる。そんな成長の機会をつくることこそ、AI時代の営業力強化であり、人を大切にする経営ではないでしょうか。
